4 поради для підвищення довіри

Ефективне спілкування — це, мабуть, одна з найважливіших навичок для успіху на роботі — і в решті життя. Коли ви можете сформулювати свою точку зору, висловити співчуття та блискуче представити свою справу, ви зміцните довіру, довіру, стосунки та просунете свою кар’єру.

Але, на жаль, спілкування також може бути нелегким — надто мало часу, забагато розбіжностей між людьми та так багато складних ідей, якими можна поділитися. Але нове дослідження демонструє, які види спілкування люди цінують, а отже, як можна найкраще співпрацювати з іншими й отримувати переваги.

Спілкування має великий вплив

Навички спілкування мають значний вплив на ефективність і довіру. Насправді, коли лідери сприймаються як такі, що спілкуються ефективніше — з більшою теплотою та розширенням можливостей, члени команди стають більш залученими, ефективними та навіть оптимістичними, згідно з дослідженням, проведеним Болонського університету та Вільмара Шауфелі з Утрехтського університету.

А в іншому дослідженні в Мюнстерський університет, люди оцінювали стиль спілкування вище професійних повноважень, оцінюючи надійність і достовірність контенту та експертів.

Виклики

Однак комунікація є складною для багатьох, і 59% працівників інформаційних технологій стурбовані зниженням ефективності комунікації, особливо через те, що вони працюють гібридно, згідно з дослідженням, проведеним Граматично. Лідери компаній, які брали участь у дослідженні, підрахували, що члени їхніх команд втрачають у середньому 7.5 годин на тиждень через погану комунікацію, при цьому 72% повідомили, що їхня команда має проблеми з ефективністю комунікації.

Крім того, 90% людей сказали, що погана комунікація має такі негативні наслідки, як збільшення витрат (45%), порушення термінів (39%), зниження репутації бренду (34%) або зниження продуктивності (28%). І дослідження автора Пумбл показали, що 86% людей вважають, що головною причиною невдач на роботі є відсутність ефективних навичок спілкування та співпраці, і що ефективне спілкування команд може підвищити продуктивність на 25%.

Краще спілкування

Але можна спілкуватися ефективніше та отримувати більше винагород від спілкування, наприклад, більшу довіру та кращі стосунки.

№1 – Будьте вибірковими

Електронна пошта може отримати погану репутацію як трата часу, але більшість людей віддають перевагу їй. Фактично, згідно з дослідженням LiveCareer, він у верхній частині списку з точки зору того, як люди хочуть спілкуватися на роботі. Це улюблені форми робочого спілкування людей:

• Електронні листи, 49%
• Телефонні дзвінки, 23%
• Програми для обміну миттєвими повідомленнями, 21%

А в світі, де багато зустрічей, електронна пошта може бути бажаною альтернативою. У дослідженні автора мммм57% людей сказали, що зустрічі можна було б уникнути, використовуючи електронну пошту, часто або дуже часто.

Знайте, що люди зазвичай віддають перевагу, і використовуйте електронну пошту з упевненістю, особливо коли електронна пошта може замінити зустріч. Крім того, використовуйте правило п’яти з електронною поштою. Якщо читання електронної пошти займає більше п’яти хвилин, містить більше п’яти рядків або потребує більше п’яти обмінів для вирішення, можливо, краще взяти трубку. З іншого боку, якщо вам потрібно повідомити багато деталей, до яких людям доведеться звернутися пізніше, електронна пошта може стати ідеальним способом спілкування.

Але також враховуйте, що люди віддають перевагу. Для когось надсилання текстових повідомлень у робочих цілях є недоречним порушенням кордонів, але для інших це прийнятно. Або в деяких випадках ви можете пропустити когось у чаті Teams, але легко знайти його в електронній пошті. А для продавця, який завжди в машині, телефонні дзвінки можуть працювати найкраще.

№2 – Вийти в прямому ефірі

Незважаючи на те, що значна частина роботи виконувалася дистанційно, живе спілкування все ще має величезну цінність. Згідно з дослідженням LiveCareer, 83% респондентів погодилися, що онлайн-спілкування частіше викликає непорозуміння, ніж особисте спілкування. Цікаво (чи лякає), що це особливо вірно в охороні здоров’я, де 97% вважали, що онлайн-спілкування викликало плутанину.

І 81% людей вважають, що онлайн-спілкування займає більше часу, ніж особисте спілкування. Підключення може зайняти більше часу, але як тільки ви це зробите, ви, ймовірно, побачите, що вирішувати запитання чи ділитися інформацією особисто буде легше.

Магія спілкування віч-на-віч, звичайно, полягає в щільності інформації, яку ви можете опрацювати. Ви можете поділитися нюансами інформації та емоціями, пов’язаними з проблемою, і швидко дійти до вирішення, якщо включите невербальну інформацію, отриману від живих обговорень. Навіть телефонні дзвінки дозволяють більш щільно обмінюватися інформацією через тон голосу, швидкість мови або паузи в розмові.

А живі дискусії також ефективніше будують відносини. Коли ви закочуєте очі чи знизуєте плечима, ви довіряєте комусь свої емоції чи свою невпевненість. Коли ви нахиляєтеся вперед, дивитеся в очі, висловлюєте співчуття або разом смієтеся, ви демонструєте свою уважність і присутність поруч з кимось.

Тож з’являйтеся в офісі, зателефонуйте комусь на своїй відеоплатформі або візьміть трубку, щоб вирішити проблеми.

№ 3 – Інвестуйте час

Якщо ви витрачаєте час на перевірку електронної пошти, ви в хорошій компанії. Більшість людей (40%) витрачали дві-три години на день на перевірку електронної пошти. Далі йдуть 33% людей, які витратили лише одну-дві години.

Час, який люди витрачали на перевірку електронної пошти, частково залежав від стажу роботи. Найменше часу на перевірку електронної пошти витрачали ті, у кого досвід роботи лише один або два роки, а найбільше – ті, хто має найдовший стаж. Це може ґрунтуватися на трафіку електронної пошти, який вони отримали, або на посадах, які вони обіймали. Якщо люди розширюють свої зв’язки та впливають на свою кар’єру, вони можуть мати більше петель спілкування або електронної пошти, що потребує їхнього часу та уваги.

Очевидно, важко очистити електронну скриньку. Незважаючи на те, що 69% людей витрачають від однієї до трьох годин на сортування та видалення електронних листів щотижня, лише 38% коли-небудь відчували солодкий смак «нульової скриньки вхідних» без електронних листів у черзі.

Ефективне спілкування потребує часу, але воно також варте зусиль. Лідери, які є присутній і доступний як правило, це ті, кому більше довіряють. І колеги, які чуйні та вміють виконувати завдання, є тими людьми, які, як правило, вважають за краще працювати. Звички, які роблять вас більш доступними та чуйними, зменшують упередженість близькості та збільшують ваш авторитет.

Тож переглядайте електронні листи та швидко відповідайте на ті, які легко або на які люди чекають вас, щоб продовжити свою роботу. Далі визначте пріоритетність електронних листів, які важливі, але вимагатимуть більше вашого часу чи зосередженості. І згрупуйте їх, щоб ви могли встановити блоки часу для відповіді, коли у вас є зосереджений період.

№4 – Будьте чуйними

Очікування щодо часу відповіді на електронну пошту зросли, і більшість людей хочуть отримати відповідь на електронну пошту протягом кількох годин:

• 1-2 години, 19%
• 3-6 години, 39%
• 7-12 години, 32%
• 13-23 години, 7%
• 24 години і більше, 3%

Крім того, люди часто відповідають на електронні листи в неробочий час — 84% сказали, що перевіряють робочі скриньки в неробочий час. На запитання, як часто вони перевіряють електронну пошту, 49% сказали, що перевіряють електронну пошту кожні кілька годин, 20% перевіряють щогодини та 24% перевіряють раз на день.

Вашим найкращим вибором буде перевіряти електронну пошту з частотою, яка відповідає вимогам вашої роботи та вашому стилю. Якщо ви займаєте посаду, яка вимагає більш негайного контролю, ви, очевидно, захочете перевіряти частіше. Але ви також можете враховувати власні переваги щодо меж.

Для деяких людей більш регулярні перевірки справді знімають стрес — роблять справи та приносять задоволення. Для інших людей, можливо, буде краще встановити контейнери часу протягом дня, коли ви зможете переглядати всі електронні листи одночасно.

Ви також можете встановити межі з колегами. Будьте прозорими щодо того, як вам подобається отримувати повідомлення, як часто ви перевірятимете та чого люди можуть очікувати щодо ваших подальших дій. Відкритість щодо ваших підходів до роботи може допомогти як вам, так і вашим колегам бути більш ефективними — знати, чого очікувати один від одного.

Баланс

Ваша професійна достовірність ґрунтується на багатьох факторах, але подальші дії, дотримання результатів і чудова комунікація займають перше місце в списку з точки зору того, як люди оцінять вас, навчаться на вас розраховувати та бажають працювати з вами.

Встановіть здорові межі для себе, але також подумайте про те, що потрібно від вас товаришам по команді, щоб досягти успіху. Збалансування ваших потреб і потреб інших сприяє вашому успіху, а також вашому щастю та самореалізації.