«Головний спеціаліст із спрощення» — ваша наступна посада?

Ісландська молочна компанія Siggi's - найновіший бренд створити роль головного спеціаліста зі спрощення (CSO). І хоча оголошення може бути спритним піар-ходом, у списку вакансій відзначається, що зміна культури компанії в бік простоти «закорінена в ідеї свободи та гнучкості».

Зростаюча потреба в громадських організаціях була сприйнята найбільшою у світі компанією краси L'Oreal, технологічними стартапами, такими як CodeXTeam і IAIAO, — і компаніями будь-якого розміру між ними. Через процес дослідження та написання Чому прості перемоги, Я опитав понад 100 лідерів у всьому світі, включно з кількома громадськими організаціями, і виявив загальні тактики, які використовують найефективніші спрощенці лідерства.

Якщо ви обіймаєте високу посаду й берете участь у хрестовому поході проти складності, перегляньте наведені нижче кроки для спрощення. Вони можуть створити структуру для спрощення у вашому поточному масштабі…і дати вам реальний досвід для майбутньої ролі ОГС.

1. Сформулюйте просте бачення. Спрощення, швидше за все, закріпиться, коли інші інвестують у вашу справу, тому запросіть колег і співробітників взяти участь. Приклади запитань опитування можуть включати: «Одним реченням, що для нас означає спрощення?» І «як простіший спосіб роботи може вплинути на нашу організацію чи бізнес загалом?» І «які завдання з вашої команди ви готові призупинити в службі спрощення?» Включіть уявлення кожного з подібних питань — і віддайте належне, коли ви поділяєте бачення для всього підприємства.

2. Спростіть свою стратегію. Подібно до майстрів-садівників, спрощенці визнають, що прибирання надлишку дасть сильніший урожай. У вашій власній організації відкалібруйте свій підхід до стратегічного планування, прийнявши мислення «менше — краще». Не додавайте жодних додаткових тактик, цілей, продуктів чи програм, якщо вони не будуть одночасно видалені з вашого існуючого плану. Тримаючи чергу, ви надсилаєте публічне повідомлення про те, що означає спрощення (і вашу відданість цьому).

3. Підпишіться на субсидіарність. Опускання процесу прийняття рішень до найнижчого можливого рівня відоме як принцип субсидіарності. Група менеджерів Merck Canada вирішила реалізувати цю концепцію на практиці. Колективно вони погодилися припинити прийняття рішень, які вже були уповноважені приймати їхні прямі підлеглі. Загалом люди приймали розумні рішення та повідомляли, що відчувають більшу причетність до результатів. А ще краще те, що кілька працівників, які погано працювали, почали змінювати свою поведінку, коли їх притягнули до публічної відповідальності за прийняті рішення. І найкращий результат з усіх? У цих керівників фактично було кілька годин щомісяця щойно звільненого часу.

У вашій власній організації доручіть кожному з ваших прямих підлеглих прийняти три рішення цього місяця, які зазвичай передбачають ваш внесок або схвалення. Питання на кшталт «Чи варто мені запросити Прію на щотижневу зустріч з огляду бізнесу?» або «Чи можу я відкрити вакансію для нового директора з комунікацій?» більше не слід спрямовувати у ваш бік. Через місяць зберіть свою команду та дізнайтеся, які рішення вони прийняли та які ще типи рішень вони зобов’яжуться прийняти самостійно наступного місяця. Коли люди звикнуть приймати рішення, збільште кількість вибору, який вони роблять щомісяця, до п’яти, 10 і, зрештою, до 20.

4. Вирівняйте свою ієрархію. У міру зростання компаній додаються рівні управління — і особи, які приймають рішення, віддаляються від реальності на місці. Зрештою хороші ідеї, та ще й руйнівні промислові винаходи, такі як iPhone, ризикують бути проігнорованими або запізнитися на ринок. Щоб визначити можливості оптимізації вашої організаційної схеми, розгляньте роль кожної особи в існуючій структурі звітності. Чи помічаєте ви якісь надмірності? Люди ізольовані? Порівняйте свою структуру звітності з галузевими нормами: чи можете ви збільшити діапазон контролю для певних ролей? Дайте відповіді на ці запитання вдумливо та з метою відстрочки.

5. Встановіть чіткі показники. Правильні показники підтримають ваші цілі щодо спрощення та заохочуватимуть зміну поведінки, починаючи від скорочення рівнів управління до збільшення утримання співробітників. Приклади показників можуть варіюватися від «зменшення кількості рівнів схвалення для найму» та «кількості годин, заощаджених на прийнятті рішень у допоміжній компанії» до «кількості кроків, видалених із процесу розробки продукту». Не соромтеся створювати власні показники, якщо вони приносять користь як вашому підрозділу, так і компанії.

Перш ніж визначити цілі для кожного показника, обов’язково визначте його вихідну точку — базову лінію — щоб ви могли побачити, як далеко ви просунулися через кілька місяців. З кожним показником обчисліть стан справ сьогодні та де ви хочете, щоб вони були. Наприклад, якщо ви наразі витрачаєте сім годин на місяць на схвалення, підписання або інший перегляд рішень людей, тоді 7 є вашим базовим рівнем. Тепер призначте ціль для кожного показника, яка знаходиться десь між реалістичною та бажаною.

Нарешті, попросіть кількох довірених менеджерів перевірити запропоновані вами показники на наявність небажаних наслідків. Наприклад, якщо ви хочете відстежувати «кількість заощаджень у результаті скасування зустрічей», переконайтеся, що цей показник не спонукає людей наосліп скасувати якомога більше зустрічей. Може існувати щоденна бесіда, яка запобігає надмірності та покращує робочий процес. Усунення такої важливої ​​зустрічі може в кінцевому підсумку коштувати організації грошей, тому повідомте свої цілі та показники. Розгляньте можливість налаштування будь-якої метрики (тобто відстеження економії коштів шляхом усунення довго зустрічі) з можливістю негативних побічних ефектів.

Керівники відділу спрощення вважають своєю місією забезпечити, щоб кожен член команди міг якомога менше ускладнювати свій робочий день. Незалежно від того, чи налічує ваша компанія 100 тисяч співробітників чи кілька десятків, описана вище тактика розроблена, щоб зробити простоту звичкою на кожному рівні. Позиціонуючи простоту як принцип вашої організації — і додаючи показники, які мотивують людей — це може сприяти позитивним змінам у прийнятті рішень, структурі звітності та залученості співробітників.