Google щойно запустив Simplicity Sprints. Ось ваша версія DIY

Наприкінці липня Google оголосив про свій перший Simplicity Sprint, яка спрямована на «кращі результати за менший час». За словами генерального директора Сундар Пічаї, Simplicity Sprints залучатиме співробітників до роботи з більшою чіткістю та ефективністю; визначити, які лежачі поліцейські можна було б усунути для кращих і швидших результатів; і як застосувати підприємницький підхід до усунення відходів.

Більшість із нас не спрощує свою власну роботу, тому що ми не знаємо, з чого почати. Що потрібно спростити в першу чергу? І як ви встигаєте на це час? Крім того, як ви знаєте, що таке корпоративна тяганина та робота, яку вам дозволено змінювати?

Я ставив ті самі запитання десять років тому, коли почав опитувати людей у ​​всьому світі, щоб дізнатися, що стало Чому прості перемоги. На жаль, я зустрів дуже мало рішень для ускладнення робочого місця. Крім методології програмного забезпечення Agile та Lean Six Sigma — синонімів великих виробників 90-х років — організації не мали багато варіантів для спрощення.

Сьогодні вам не потрібна армія менеджерів проектів або дорогих консультантів, щоб спростити свій робочий день. Все, що вам потрібно, це бажання внести зміни — і готовність спробувати наведені нижче спринти своїми руками.

1. Спростіть будь-яку форму/документ/звіт, що потребує більше 30 хвилин або трьох працівників. Які документи, форми чи звіти забирають час для вашої організації? Чи знаєте ви, чи інші команди дублюють ті самі зусилля чи дані? Знайдіть негайні можливості для спрощення, перерахувавши кожну форму/документ/звіт, для заповнення яких потрібно більше 30 хвилин або більше трьох членів команди.

Звідси вирішіть, які з цих завдань можна оптимізувати, призупинити чи скасувати. Якщо вам потрібна підтримка від когось із вищих посад, використовуйте формулювання, орієнтоване на рішення, для формулювання запиту (тобто, «ця зміна дозволить нашій команді приділяти X годин на тиждень таким стратегічним цілям, як Y або Z»). Якщо ніхто не пропустить завдання до наступного кварталу та не буде негативного впливу, видаліть його назавжди.

2. Заохочуйте та винагороджуйте співробітників, які створюють обхідні шляхи, які спрощують неприємний процес або трудомістке завдання. Коли наші співробітники створюють обхідні шляхи, це свідчить про те, що процес або система сповільнюють робочий процес. Якщо припустити, що здоров’ю чи безпеці ніхто не загрожує, я великий прихильник обхідних шляхів. Вони існують на перетині спрощення та інновацій як можливості розширити можливості членів команди та підвищити продуктивність організації.

Щоб почати усунення вузьких місць та винагороджуючи тих, хто спрощує ваш бізнес, оголошуйте щомісячний конкурс на найефективніший обхідний шлях. Запросіть людей з усіх сфер і рівнів вашої компанії — і видаліть імена/підрозділи учасників із заявок, щоб уникнути упередженості суддів. Критерії «найефективнішого» залежатимуть від вашої галузі та розміру організації, але переконайтеся, що винагорода за обхідні шляхи справді мотивуйте своїх співробітників.

3. Проводьте щотижневі або щомісячні сеанси спрощення. Запросіть співробітників і керівництво прийти, щоб визначити одне завдання, зустріч або процес, які є надмірно складними або зайвими. Мета полягає в тому, щоб усунути, перенести або спростити якомога більше цих завдань під час сеансу. Подумайте про проведення цих зустрічей на місці як щасливу годину о 4:XNUMX — безкоштовне пиво та закуски зазвичай заохочують до участі — або заплануйте їх на золота година для ваших розподілених команд.

Кожна організація хоче кращої продуктивності. А простота – ваш шлях вперед. Починаючи з трьох наведених вище тактик, ви можете почати позбавлятися від складності та створювати простір для більш змістовної роботи. Ви можете не тільки проводити ці спринти віртуально, особисто чи змішано, ви можете обміняти їх на непродуктивні зустрічі чи звіти, які ви та ваша команда усуваєте.