Для ефективної комунікації тон (сюрприз!) має найбільше значення: 5 стратегій ефективності

Ви знаєте, що комунікація має вирішальне значення для вашої довіри та ефективності, але, як і багато інших речей за останні кілька років, її важливість підвищилася, а її природа змінилася. Завдяки гібридній та віддаленій роботі відстань створює потребу спілкуватися новими способами та з більшим наголосом на письмовій формі й асинхронних підходах.

Цікаво спілкування сприяє психічному здоров'ю, інклюзивність, впевненість, утримання та культура. І один елемент спілкування виділяється: тон. Те, як сформульовано ваше повідомлення та як його сприймуть одержувачі, може вплинути на ваш і їхній успіх.

Спілкування зменшує відстань

Нові можливості для працювати далеко від офісу, з віддалених місць і на відстані підкреслили вплив спілкування. За новими даними від Grammarly і Harris Poll82% працівників інтелектуальної сфери стверджують, що віддалена робота збільшує потребу бути кращим комунікатором.

Крім того, людям важко залишатися на зв’язку з колегами, і 45% співробітників кажуть, що їхні особисті зв’язки постраждали через гібридну роботу. Цей досвід залежить від покоління: 59% покоління Z, 48% міленіалів, 45% покоління X і 28% представників бебі-буму говорять те саме.

62% працівників стверджують, що кращі навички спілкування необхідні для виховання різноманітності та інклюзивності. Це особливо вірно для 75% працівників, які вважають себе нейродивергентами,— які повідомляють, що неефективне спілкування є перешкодою для залучення, тоді як лише 64% нейротипових респондентів погоджуються. І 77% тих, для кого англійська є другою мовою (ESL), вважають, що неефективне спілкування є перешкодою порівняно з 68% тих, для кого англійська є основною мовою.

Але чудове спілкування також створює позитивний досвід роботи: 52% працівників кажуть, що асинхронна комунікація робить їхню роботу більш гнучкою, 42% повідомляють, що вони більш продуктивні, а 34% кажуть, що вони відчувають більше причетності. Крім того, причиною підвищення задоволеності роботою 56% респондентів вважають ефективне спілкування, а 54% – покращення стосунків з колегами.

Тон і впевненість

Є багато факторів ефективної комунікації — від змісту й тону до емпатії, способу й платформи, — але тон, здається, особливо важливий. Насправді 53% працівників інформаційних технологій вважають, що тон важливіший за зміст спілкування. Але 71% відчувають труднощі з вибором правильних слів, щоб не образити інших, а 56% не впевнені в тому, чи знайдуть правильний тон для спілкування.

Тон має значний вплив на те, наскільки добре люди працюють разом. Якщо спілкування має позитивний тон,

• 62% відповідають швидше
• 57% краще реагують на майбутні запити
• 48% усувають проблему або виконують роботу якісніше
• А 59% позитивніше сприймають відправника

Для тих, хто працює в різних офісах у США або в інших офісах за межами США, або хто повністю віддалений, кожен із цих відсотків збільшується від 3% до 11%.

Створення правильного тону

Пошук правильного тону - тонкий процес і тонка суміш різних елементів спілкування. Ось як досягти правильного балансу.

№1 – Будьте діловими, але доброзичливими

Один із перших способів знайти правильний тон - бути діловим, але водночас і доброзичливим. Вам потрібно буде відточити цей підхід для вашої культури та ролі, але загалом люди цінують привітання, а не занурюються безпосередньо у ваш вміст. І коментар на кшталт «Сподіваюся, у вас все добре» або a коротке підтвердження погоди або пори року може забезпечити позитивну злітну смугу для ділового обміну.

Ви захочете бути коротким і особливо використовувати цю тактику в першому повідомленні, яке відкриває тему. Але тоді вам захочеться зосередитися на поточній справі, не надто формально. Порівняйте своє найкраще спілкування з діловим повсякденним гардеробом, у якому ви не з’являєтеся в спортивних штанях, але й не в костюмі-трійці. Ви зосереджені на результатах, яких потрібно досягти, але з позитивним голосом.

№ 2 – Будьте впевнені, але не зарозумілі

У своєму спілкуванні ви будете найефективнішими, якщо збалансуєте впевненість і смирення. Будьте чіткі та висловлюйте свою точку зору, але також просіть внести свою думку, коли це доречно. Своїм тоном дайте зрозуміти відправнику, що ви маєте власну точку зору, але також цінуєте її, знаючи, що у вас немає відповідей на всі питання.

№3 – Будьте лаконічними, але не різкими

Ви захочете перейти до суті у своєму діловому спілкуванні, але уникайте короткості чи грубості. Надайте контекст і не припускайте, що люди знають історію вашого спілкування, якщо ви не впевнені, що вони знають. Відредагуйте своє повідомлення перед надсиланням, щоб надати достатньо деталей, не перевантажуючи читача.

Також чітко визначте, про що ви просите. Подумайте про те, щоб перейти до суті на початку свого повідомлення, а потім надати більше деталей або передумови в останній частині повідомлення.

Іноді те, що ви не додаєте, є таким же важливим, як і те, що ви робите, тому будьте вибірковими щодо того, що ви говорите, і включайте найважливіші елементи вмісту. Крім того, не зловживайте написаним словом. Якщо прочитання письмового повідомлення займе більше п’яти хвилин, містить більше п’яти пунктів або потребує більше п’яти залпів, це, ймовірно, краще як швидкий дзвінок або усна розмова.

№4 – Будьте переконливими, але не емоційними

Коли ви відчуваєте захоплення темою, якщо ви сердиті чи розчаровані, будьте особливо обережні у своїй відповіді. Ви захочете бути переконливими, обґрунтовуючи щось, коли ситуація правильна, але уникайте оборони, емоційності чи злості у вашому тоні. Якщо ви відчуваєте особливий заряд, ви можете почекати кілька годин, перш ніж натиснути «Надіслати», або навіть поспати, перш ніж запускати нотатку.

№5 – Будьте справжніми, але не неуважними

Більше за все, ви хочете бути самим собою у своєму спілкуванні — водночас ви уважні до того, що матиме найбільший вплив на одержувача(ів) вашого спілкування. Для когось, хто дуже керується даними, ви захочете представити докази, або для когось більш делікатного ви можете витратити додаткове речення на розминці. Але не перестарайтеся, а робіть переконайтеся, що ви справжні. Подумайте про те, як буде сприйнято ваше повідомлення та як одержувач найбільше любить чути та найкраще розуміє інформацію.

It's a Miracle

Чудове спілкування може будувати стосунки і підвищити свій авторитет, але ви стикаєтеся з багатьма перешкодами. Ви використовуєте слово, яке хтось інтерпретує негативно. Ви хочете отримати тон, який одержувач неправильно сприймає. Ви затримуєте свою відповідь, і ваш колега робить неправильні припущення про те, чому ви це зробили. А в письмовому спілкуванні вам не вистачає всіх підказок і підказок, які є невербальними. Це певне диво, що ми взагалі можемо спілкуватися, коли ви думаєте про бар’єри.

Але цілеспрямованість допомагає. Якщо ви не поспішаєте на гарне спілкування, враховуєте свою аудиторію, а також перечитуєте та редагуєте, ви отримаєте переваги.

Крім того, коли ви є одержувачем повідомлення, ви також можете засумніватися у відправника — знаючи бар’єри, ви можете дивитися за межі буквальних слів і прислухатися до позитивних намірів.

Намір – це не те саме, що вплив

Ви чули, що намір не означає вплив, і це особливо стосується письмового спілкування, асинхронного спілкування та дистанційного спілкування. Але докласти зусиль варто того, щоб ви могли налагодити стосунки, розвинути свій авторитет і досягти блискучого успіху у своїй роботі.