Хаос у будинку: управління складністю робочого місця

В Попередня стаття, я говорив про те, що складність робочого місця та перевантаженість роботою діють як хвиля опору, що протистоїть усім зусиллям лідерів просувати організацію вперед. І пояснив, як з часом це може перерости в цунамі, яке переповнить і затопить робочу силу.

Коли це відбувається, продуктивність погіршується, оскільки лідери стають більш розчарованими та дезорієнтованими. Більш тривожним є те, як моральний стан робочої сили погіршується, і працівники починають думати про свої варіанти, як про стрибок з корабля. Виправити цю ситуацію в кращому випадку важко, а в багатьох випадках це просто неможливо без нового керівництва.

Про робоче місце та його вплив на робочу силу було проведено багато наукових робіт. Ось кілька моментів, які ви будете знаходити знову і знову:

• Складність робочого місця та перевантаженість зростають і безпосередньо впливають на ефективність організації.
• З часом хаотичне робоче місце не тільки погіршить продуктивність організації, але й очорнить культуру організації.

Покійний Пітер Друкер, проголошений гуру менеджменту століття The New York Times , неодноразово нагадував нам: «Хаос — це можливість, а не загроза». Він рекламував це переконання протягом своєї п'ятдесяти з лишком років кар'єри консультанта з менеджменту. Він вважав, що перетворення хаосу на можливість є ознакою великого лідера.

Він неодноразово доводив, що це так. Але чи все змінюється? Чи відрізняється поточна зміна парадигми? Оскільки поширення технологій продовжує робити робоче місце все складнішим середовищем для виконання завдань, чи можливо перетворити хаос на можливість.

До певної міри всі компанії відчувають певний рівень хаосу, але зазвичай ним можна керувати. Насмілюся припустити, що лідерство в хаотичному середовищі сьогодні є більш поширеним, ніж будь-коли раніше. Лідерів найбільше турбує те, що це негативно впливає на людський дух. Боротися з хаосом на робочому місці сьогодні набагато складніше, ніж колись, але це було набагато важливіше. Я вважаю, що Друкер правий. Великі лідери піднімуться над сутичкою, перетворивши хаос на можливість отримати конкурентну перевагу. На що ви можете розраховувати!

Коли робоче місце стає хаотичним, зазвичай діє багато факторів, і жоден не сприяє цьому більше, ніж величезний обсяг робочого процесу. Перевантаженість роботою є прямим результатом надлишку робочого процесу. Коли обсяг робочого процесу перевищує людські можливості, настає хаос.

У Журнал організаційної поведінки у 2020 році. Під назвою «Динамічні моделі потоку на робочому місці,” було зроблено такий висновок:

1. Потік на робочому місці характеризується високим ступенем індивідуальних (що стосуються себе) змінних, які характеризуються як хаотичні у 75 відсотках досліджених випадків.
2. Високий рівень потоку асоціюється з хаосом.
3. Різні рівні досвіду потоку, які розглядаються як злиття дій, усвідомлення, віку та типу роботи, пов’язані з появою різних, часто небажаних моделей (наприклад, хаотичних, випадкових).

Це дослідження, як і багато інших, присвячене динаміці робочого місця та робочої сили, не залишає сумнівів у тому, що самого обсягу робочого процесу достатньо, щоб перетворити робоче місце на хаос. Це змушує лідерів відчувати себе приголомшеними, намагаючись не відставати. Дослідження також показало, що чим довше зберігається хаос на робочому місці, тим більше погіршується продуктивність.

Керівник вищої ланки клієнта охорони здоров’я, який відчував великі труднощі з отриманням контролю над ефективністю організації, можливо, сказав це найкраще, коли заявив: «У нас хаос у будинку!» Це початок кінця для багатьох лідерів, як це було з цим лідером. Відновлення контролю над хаотичним робочим місцем зазвичай вимагає від організації заміни поточного керівництва.

Під час обговорення того, як поширення технологій сприяє хаосу на робочому місці з покійним Пітом Бредшоу, президентом Organizational Consultants Inc., професором Школи організаційного менеджменту в Університеті Північної Кароліни та допоміжним консультантом нашої фірми, він поділився: Основною причиною хаотичного робочого середовища сьогодні є перевантаження роботою. Керівники використовують технологію як зброю, щоб зменшити чисельність персоналу, що значною мірою відповідає за зростання робочого навантаження. З часом співробітники стають менш уважними, менш залученими та менш продуктивними, що призводить до поганої організаційної ефективності».

Я також був свідком лідерів, які використовували технології, щоб виправдати скорочення ресурсів, думаючи, що лише вони дозволять організації зробити більше з меншими витратами. Періодична оцінка віддачі від людського капіталу та внесення відповідних коригувань є корисною та необхідною. Однак, коли лідери стискають робочу силу, просто усвідомлюють, що обсяг роботи збільшується пропорційно для інших працівників.

Ставлення «робити більше з меншими витратами» є фактом організаційного життя. Але не закривайте очі на той факт, що існує межа, за якою організація взагалі припиняє працювати, і скільки б технологій не було використано, щоб врятувати ситуацію, це лише погіршує ситуацію!

Оскільки хвиля опору, викликана поширенням технологій, продовжує роз’їдати мозок організаційного життя, лідери повинні знайти рішення, які спрощують, а не ускладнюють робоче місце та динаміку робочої сили. Це означає змінити те, як лідери думають і працюють — це ніколи не легко!