Чи може менша кількість зустрічей змінити спокійну відмову? Дослідження кажуть «так»

Згідно з Нове дослідження від фірми програмного забезпечення Otter.ai та Університету Північної Кароліни в Шарлотті. Учасники повідомили, що мають у своєму календарі забагато зустрічей, через що вони відчувають «роздратування» та «розчарування».

Інші новини… вода мокрий.

Внутрішні зустрічі були проблемною сферою протягом більше десяти років, але важелі впливу, якими користуються співробітники на тлі масової відставки, мають спонукати керівників переглянути цей аспект своєї організації. Як експерт на робочому місці з кількома книгами та a TED розмова Якщо говорити спрощено, то «нуль зустрічей» був моїм лозунгом протягом багатьох років.

РЕКЛАМА

Через процес дослідження Чому прості перемоги, я виявив, що складність робочого місця походить з двох джерел: сама організація та окремих працівників. Організаційна складність пов’язана з галузевими правилами, а також кількістю людей, кроків, рішень і даних, необхідних для того, щоб зробити щось значуще у вашій компанії. Наприклад, кількість схвалень у процесі найму або вимоги дотримання вимог щодо керування даними споживачів у Великобританії чи Південній Кореї.

Індивідуальна складність, з іншого боку, відноситься до тяганини, створеної однією особою або окремою організацією. Реальний приклад – це віце-президент, який проводить п’ятигодинну щотижневу нараду, або бізнес-підрозділ із особливим хистом до PowerPoints, що містить понад 200 слайдів.

У вашій власній компанії на зустрічі впливає організаційна культура, а також особи, які їх ведуть і відвідують. Щоб викоренити складність зустрічей, які ви проводите або відвідуєте, дайте відповідь на наступні шість тверджень: «Постійно», «Іноді», «Рідко» або «Ніколи».

РЕКЛАМА

1. Щотижня я витрачаю 20% або менше свого часу на непродуктивні зустрічі/дзвінки.

2. Я керую/заохочую свою команду діяти з урахуванням спрощення.

3. Зустрічі, які я веду, починаються і закінчуються вчасно.

4. Зустрічі в моїй організації мають чітку мету та порядок денний.

5. На зустрічі, які я відвідую, запрошуються лише важливі люди.

6. Мені зручно відхиляти запрошення на зустріч або делегувати присутність комусь іншому.

РЕКЛАМА

Обчисліть загальну суму, використовуючи наступну картку показників для кожної відповіді:

· Послідовно = 0

· Іноді = 1 бал

· Рідко = 2 бали

· Ніколи = 3 бали

Якщо ви підрахували Від 1 до 4 балів, шукайте можливості спростити зустрічі у вашій організації. Наразі цей аспект вашої повсякденності функціональний, але принаймні одна відповідь «Ніколи» чи «Рідко» створює складність. Огляньте цю територію та виправте курс зараз, щоб уникнути зараження інших аспектів бізнесу.

РЕКЛАМА

Якщо ваша сума становить Від 5 до 9 балів, зустрічі у вашій організації демонструють ознаки складності, і якщо їх не перевірити, вони, ймовірно, поширяться на інші аспекти операцій. Подумайте про проведення негайного аудиту зустрічі, щоб визначити, які зустрічі є цінними, а які слід кинути в озеро вогню.

Якщо ти забив Від 10 до 14 балів, зустрічі є основним джерелом складності. Ймовірно, проблема виходить за межі вашої організації та поширюється на всю компанію. Оскільки складність впливає на все: від нарад щодо статусу та мозкового штурму до планування та прийняття рішень, ваша компанія, імовірно, застрягла на першій передачі на багатьох фронтах.

Нарешті, якщо ви обчислили суму 15 або більше, зустрічі досягли небезпечного рівня складності. Незважаючи на те, що ресурси компанії витрачаються з жахливою швидкістю, працівники змирилися з існуючим положенням. Люди змирилися з менталітетом тихої відмови або активно намагаються саботувати агентів змін. У будь-якому випадку стан ваших зустрічей вимагає негайної уваги.

РЕКЛАМА

Тепер поділіться шістьма твердженнями та діагнозом зі своїми командами та попросіть їх визначити ймовірні причини, чому складність захопила зустрічі, і запропонуйте ідеї щодо спрощення. Заплануйте сесію для обговорення як причин, так і рішень, які слід зафіксувати на дошці.

Після обговорення здійсненності рішень проголосуйте, які три негайно впровадити — і зробіть це. Приклади рішень можуть включати «обмежити зустрічі вісьмома або меншою кількістю учасників» або «кожне запрошення на зустріч має містити порядок денний» і «зобов’язати проводити зустрічі по п’ятницях». Щоб запобігти поверненню до звичайного бізнесу, подумайте про створення мантри зустрічі з цими очікуваннями та поділіться нею з усією компанією.

Якщо вам потрібно підтвердити цей новий підхід до більшого бізнесу, додайте нагадування про те, що зустрічі коштують дорого. Зменшення або скасування непотрібних зустрічей не тільки покращить моральний стан працівників і сприятиме утриманню, але й допомагає організаціям значно скоротити витрати. Для компаній зі 100 співробітниками економія становить близько 2.5 мільйонів доларів США на рік, а для компаній із 5000 співробітників ця цифра зростає до понад 100 мільйонів доларів.

РЕКЛАМА

Вивчення того, як проводяться наради у вашій організації — і усунення тих, які віджили своє — може допомогти втримати співробітників і спрямувати бізнес на підвищення продуктивності. Заохочуйте свою команду відмовлятися від будь-якої зустрічі без чіткої мети, особи, яка приймає рішення чи порядку денного, і винагороджуйте співробітників, які постійно демонструють сміливість у цій сфері. Продовжуйте проводити нові зустрічі та оптимізувати поточні зустрічі, і ви побачите перехід від тихого звільнення до більш розумного та простішого способу роботи.